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Prodeo S.p.A.
 
Indirizzo
VL. DE BLASIO 23 70132 BariBA
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Sito web
www.prodeo.it
 

GENIO Gestione e accesso intelligente alle informazioni

Descrizione progetto

GENIO è un framework sviluppato da Pròdeo basato su tecnologie open source coerenti al modello web 2.0
Gestisce l’organizzazione del lavoro di una factory che si occupa dell’archiviazione dei documenti e della disponibilità degli stessi.
Gestisce la corretta indicizzazione di un archivio documentale

Azienda

Con più di 20 anni di esperienza è azienda leader nel settore dell'outsourcing archivistico, system integration e record management
In termini di fatturato, clienti consolidati e volumi gestiti è tra le prime realtà italiane che garantiscono una gestione diretta, globale e integrata di tutti i processi documentali cartacei e digitali
Pròdeo offre soluzioni di Document Lifecycle Management e di Business Process Outsourcing.
La forza di Pròdeo è data dalla capacità di realizzare soluzioni complete di Business Process Outsourcing integrando tecnologie innovative, infrastrutture di eccellenza per l'archiviazione dei dati e dei documenti, servizi di digitalizzazione e validazione dei processi documentali, servizi di consulting e system

L’offerta di Pròdeo si concretizza in Servizi avanzati per la gestione integrata degli Archivi Documentali
Tutta la parte dei servizi di archiviazione fisica (Document Warehouse) poggia su un supporto infrastrutturale altamente qualificato e sicuro, il Document Center, così come la parte dei servizi relativi alle attività di lavorazione e trasformazione dei documenti poggia su un supporto operativo specializzato il Process Center, ed un supporto applicativo di ultima generazione.
Tali soluzioni – dalla cattura delle informazioni, alla gestione dei Workflow, al Web Management, al monitoraggio delle attività di Business Process Outsourcing, sino alla Conservazione Sostitutiva – si basano su un’infrastruttura tecnologica scalabile, monitorando costantemente gli investimenti e ottimizzando tutti i flussi di dati gestiti dall’azienda senza ulteriori carichi di lavoro per il personale.

Dominio riferimento
Governo elettronico per la PA
Partner

Retis S.p.A. opera nel campo dell’IT fin dalla sua fondazione nel 1999. La sua azione è sempre stata contraddistinta dalla capacità di creare valore per l’utente finale proponendo soluzioni originali illuminate dalla conoscenza dei processi e delle preoccupazioni del cliente coniugate con la competenza di integrazione delle più avanzate tecnologie

Protom Group s.p.a. è una società di consulenza direzionale e di servizi avanzati e tecnologici con importanti esperienze nel re-engineering di processi industriali, nella progettazione e nella realizzazione di soluzioni informatiche per la pubblica amministrazione e per le aziende.
E’ certificata secondo le norme UNI EN ISO 14001 ed UNI EN ISO 9001:2008, ed è iscritta all’albo del MIUR come Laboratorio di ricerca per la progettazione, sviluppo, manutenzione ed assistenza di soluzioni software e prodotti per l’informatica.

Obiettivi

Il progetto che si intende realizzare va in questa direzione: si propone non solo di soddisfare ed automatizzare/facilitare i requisiti per un’ottimale gestione documentale, ma a questi aggiunge anche le funzionalità tipiche e necessarie alla condivisione e capitalizzazione della conoscenza, valore aggiunto di un’organizzazione.

Risultati

il progetto esecutivo prevede l’integrazione tra una serie di strumenti Open Source, in grado di coprire tutte le funzionalità necessarie per un’efficace e completa gestione documentale:
Sistema di document management per la gestione elettronica di documenti e contenuti;
Motore di workflow per l’implementazione di workflow avanzati;
Portale per la navigazione e l’accesso alla documentazione e agli archivi.
Uno degli obiettivi realizzativi è anche quello di realizzare l’integrazione del repository documentale, con quello che può essere definito il sistema di gestione del servizio in modo da realizzare il portale del progetto quale strumento di governo e controllo delle commesse e dei livelli di servizio associati.

Soluzioni identificate

Gestione documentale - Modellare un sistema di gestione dei documenti, assegnando ruoli, individuando competenze al fine della razionalizzazione del lavoro e di una maggiore efficienza complessiva, implica una fase propedeutica di analisi, esaminando criticamente i metodi di lavoro in uso e riprogettando i processi di trattamento della documentazione, al fine di renderli più semplici, snelli e razionali. In particolare, la soluzione che si è realizzata per l’implementazione del sistema informativo per la gestione e l’accesso intelligente all’informazione in banche dati documentali ha come obiettivo primario quello di abilitare:
la conservazione elettronica dei documenti informatici;
l’organizzazione dei singoli documenti o pratiche in "fascicoli", o documenti virtuali, per facilitarne il recupero e l'utilizzo dopo la loro archiviazione;
la gestione strutturata dei flussi di lavoro.

Sistema di workflow - Il sistema ha provocato un notevole “cambio di passo” nel processo di informatizzazione che con la realizzazione del progetto PRODEO intende perseguire, in quanto prefigura non la semplice informatizzazione delle singole procedure, ma l’informatizzazione globale del flusso di lavoro.  Affinché PRODEO potesse cogliere a pieno i benefici di tale approccio, è stata opportuna una attività di censimento e riprogettazione dei processi di servizio connessi.
Il sistema di workflow individuato ha consentito di configurare e gestire sia   il ciclo di vita dei documenti, a prescindere dagli specifici processi che ne fanno uso, sia i processi stessi nell’ambito dei quali sono impiegati i documenti, con annessi tutti gli eventi da scatenare. A tal proposito si sono studiate le problematiche per la modifica on the fly dei processi produttivi e di tracciabilità dei documenti.

Sistema di acquisizione della documentazione cartacea e gestione degli archivi digitali - Il “patrimonio informativo” di PRODEO, rappresentato dall’insieme di tutte le informazioni e i documenti gestiti, per essere adeguatamente capitalizzato deve essere organizzato in un archivio strutturato per mantenere le informazioni e “rendere attivabili” le altre funzionalità della gestione documentale. La sua realizzazione si traduce nella implementazione di un archivio unico, con caratteristiche di accessibilità (a tutti gli utenti autorizzati, da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento), condivisibilità (tra tutti gli attori coinvolti nel processo ed afferenti ai diversi uffici dislocati sul territorio), fruibilità (in modo tempestivo, senza costringere gli utenti ad attendere che i propri colleghi mettano le informazioni a disposizione), attualità (contenente informazioni corrette e aggiornate), sicurezza (da eventuali accessi non autorizzati e da possibili manomissioni), protezione (da eventuali perdite, manomissioni o danneggiamenti dei documenti).
Il Sistema di archiviazione garantisce l’espletamento della gestione dell’archivio, in modo da rendere completamente trasparente all’utente il “dove” e il “come” i documenti siano memorizzati, dell’information retrieval e dell’imaging, per rispondere alle esigenze di scansione dei documenti cartacei.

Utilizzabilità dei risultati e dei brevetti

Il Sistema per la “Gestione e accesso intelligente all’informazione in banche dati documentali” è già a regime e consente la gestione di alcune commesse strategiche e:
Contiene al proprio interno le funzionalità di acquisizione ottica del dato (comprensivo dei moduli di riconoscimento) e gestione documentale;
Include un middleware di workflow management, con lo scopo di gestire il dato documentale in maniera diffusa fra più utenti;
E’ modulare ed integrabile cosi da poter includere sottosistemi preesistenti nelle aziende sanitarie e da potersi collegare ad altri sistemi e fonti di informazione.

Prevede una modalità automatica di classificazione dei documenti attraverso sistemi opportunamente degli ambienti di lavoro specificatamente disegnati per gli operatori sanitari, da cui accedere alle funzioni e ai dati del sistema nel modo più integrato possibile al processo in cui gli operatori stessi sono coinvolti. La separazione logica tra interfaccia utente e funzioni informatiche sottostanti è necessaria anche per permettere la sperimentazione e l’uso di dispositivi diversi di accesso al sistema informativo (terminali mobili e/o touchscreen, palmari, etc.).
Prevede una modalità evoluta di ricerca dei documenti non strutturati basati su tecniche semantiche e/o intelligenti.

Mercato e ricadute industriali

Il settore della gestione documentale può essere definito “labour intensive”, questo perché oggi gran parte del lavoro è svolto manualmente dagli operatori, facendo riferimento non solo alle operazioni di scansione, ma anche a quello relativo alla classificazione e catalogazione dei documenti. Il progetto in oggetto, utilizzando lo stato dell’arte della tecnologia informatica, implementa una nuova modalità di gestione documentale che supera la visione strettamente legata alla semplice acquisizione del documento in formato digitale, ma struttura il sistema a favore dell’accesso intelligente alle informazioni, tramite dati non strutturati. Ovviamente accanto a queste funzionalità innovative dovranno essere presenti quelle legate alla classica attività dei gestione documentale oltre che gestire le attività secondo i principi del workflow management e di collegare le varie attività : Presa in carico dei documenti, Riordino, Classificazione, Catalogazione, Custodia in archivi progettati ad hoc, Consultazione degli stessi documenti

La legge 15 marzo 1997, n. 59, nota anche come Legge Bassanini, ha attribuito ai documenti informatici la medesima validità e rilevanza giuridica dei documenti cartacei: “gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti della legge”. Questo implica che il trend della domanda del settore lo si può interpretare in continua crescita.
Poichè il mercato è in crescita, potenziando i servizi che potrebbero essere offerti in seguito all’industrializzazione dei risultati raggiunti a valle della ricerca, la PRODEO ravvede la possibilità di mantenere la sua Leadership nel Sud Italia e aumentare la propria competitività anche a livello nazionale